Để giấy tờ không nuốt mất thời gian dạy, giáo viên nên phân biệt rõ hồ sơ nào là bắt buộc theo quy định với những việc làm thêm cho đẹp, gom hồ sơ lại làm theo lô vào một khung giờ cố định, dùng lại mẫu và chia sẻ trong tổ chuyên môn, và khi thấy yêu cầu trùng lặp thì góp ý một cách cụ thể với nhà trường.
Chào bạn, đây là Nhà Giáo Dục. Hỏi giáo viên điều gì làm họ mệt nhất, câu trả lời thường không phải học sinh, mà là giấy tờ. Sổ điểm, sổ chủ nhiệm, giáo án, kế hoạch, báo cáo, biên bản, cả bản giấy lẫn bản điện tử. Có thầy cô nói đùa rằng mình dạy học vào những lúc rảnh giữa các việc làm hồ sơ. Tập này mình bàn những cách thực tế để giữ lại thời gian cho điều quan trọng nhất: học sinh.
Hồ sơ nào bắt buộc, hồ sơ nào làm thêm?
Việc đầu tiên là biết chính xác mình phải làm những hồ sơ gì. Quy định của ngành về hồ sơ giáo viên đã có những lần điều chỉnh theo hướng giảm bớt. Hãy tìm hiểu quy định hiện hành và hỏi ban giám hiệu danh sách hồ sơ bắt buộc ở trường mình.
Nhiều khi giáo viên làm thêm những thứ không bắt buộc vì thói quen, vì nghĩ rằng làm nhiều thì an toàn hơn, hay vì thấy đồng nghiệp làm. Giáo án trang trí công phu, sổ ghi chép chép lại những gì đã có ở chỗ khác, báo cáo trùng lặp.
Biết rõ ranh giới giúp mình tự tin cắt bỏ phần thừa. Không phải mọi thứ đều cần được viết ra, và không phải mọi thứ viết ra đều cần đẹp.
Giáo án tốt là giáo án giúp mình dạy tốt, không phải giáo án dày nhất.
Giờ mình kể một cách tự kiểm tra mà một cô tổ trưởng dùng: với mỗi loại sổ sách, cô hỏi ai đọc nó, đọc để làm gì, và nếu mình làm gọn đi một nửa thì có ai thiệt không. Những thứ không ai đọc và không ai thiệt khi làm gọn, cô mang ra tổ bàn để thống nhất cách làm tối thiểu, rồi đề xuất với nhà trường.
Làm hồ sơ theo lô và trong khung giờ cố định
Giờ mình nói tới cách làm. Một trong những thói quen làm tốn thời gian nhất là làm hồ sơ rải rác, mỗi lúc một chút, xen giữa các việc khác. Mỗi lần chuyển qua lại, đầu óc mất một khoảng để bắt nhịp.
Thay vào đó, gom lại: dành một buổi cố định trong tuần, ví dụ chiều thứ Năm, để làm tất cả sổ sách của tuần. Làm liền một mạch, thường nhanh hơn nhiều so với làm rải rác.
Với những việc lặp lại hằng ngày như nhập điểm, ghi sổ đầu bài, làm ngay trong lớp hoặc ngay sau tiết, khi thông tin còn mới, mất vài phút thay vì phải nhớ lại vào cuối tuần.
Đặt giới hạn thời gian cho mỗi việc. Khi biết mình chỉ có một tiếng cho việc này, mình sẽ tự động làm gọn hơn.
Dùng mẫu chung và chia sẻ trong tổ chuyên môn
Nhiều giáo viên trong cùng một tổ đang soạn cùng một bài, làm cùng một loại hồ sơ, mà mỗi người làm riêng từ đầu. Chia sẻ và phân công có thể giảm gánh nặng rất nhiều.
Tổ chuyên môn có thể thống nhất mẫu giáo án, mẫu kế hoạch, và mỗi người soạn một phần rồi dùng chung, mỗi người điều chỉnh cho lớp mình. Kho đề kiểm tra, phiếu học tập, tài liệu tham khảo cũng có thể dùng chung.
Giữ lại những gì đã làm tốt của năm trước, sắp xếp theo chủ đề để năm sau dùng lại. Không cần sáng tạo lại mọi thứ mỗi năm.
Nếu trường có hệ thống quản lý trực tuyến, học cách dùng thành thạo những chức năng giúp tiết kiệm thời gian. Nhờ đồng nghiệp trẻ hướng dẫn nếu cần.
Góp ý khi thấy yêu cầu trùng lặp
Có những yêu cầu mà giáo viên thấy rõ là trùng lặp: cùng một thông tin phải nhập vào hai hệ thống, vừa sổ giấy vừa sổ điện tử, báo cáo giống nhau gửi cho hai bộ phận.
Than phiền trong phòng giáo viên không thay đổi được gì. Góp ý cụ thể với ban giám hiệu thì có thể. Mô tả rõ: việc này đang được làm ở đâu, trùng với việc nào, mất bao nhiêu thời gian, và đề xuất một cách gọn hơn.
Góp ý qua tổ chuyên môn, qua công đoàn, qua những buổi họp chung, sẽ có sức nặng hơn góp ý một mình.
Nhiều lãnh đạo trường cũng muốn giảm gánh nặng cho giáo viên nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Một đề xuất cụ thể là món quà cho cả hai bên.
Giữ thời gian cho điều quan trọng nhất
Cuối cùng, hãy nhắc mình mỗi ngày điều gì là quan trọng nhất trong nghề. Không phải bộ hồ sơ hoàn hảo, mà là học sinh ngồi trong lớp.
Nếu phải chọn giữa làm đẹp thêm một trang giáo án và dành mười phút nói chuyện với một em đang có chuyện buồn, hãy chọn em.
Đương nhiên hồ sơ bắt buộc vẫn phải làm, và làm đúng hạn. Nhưng làm đủ và đúng, rồi dừng lại, để thời gian còn lại cho việc dạy và cho chính mình.
Những năm sau, học trò sẽ không nhớ giáo án của cô dày bao nhiêu trang. Các em sẽ nhớ cô đã nhìn các em như thế nào.
Câu hỏi thường gặp
Giáo viên phải làm những loại hồ sơ nào?
Danh sách hồ sơ bắt buộc do quy định của ngành và nhà trường đặt ra, và đã có những lần điều chỉnh. Hãy hỏi ban giám hiệu danh sách hiện hành ở trường mình để không làm thiếu cũng không làm thừa.
Có được dùng giáo án của năm trước không?
Có thể dùng lại làm nền và điều chỉnh cho phù hợp với lớp mới, chương trình hiện hành. Giáo án cần phản ánh việc dạy thật, nên hãy cập nhật những gì đã thay đổi.
Làm sao nói với ban giám hiệu rằng mình quá tải giấy tờ?
Chuẩn bị những ví dụ cụ thể về việc trùng lặp và thời gian tiêu tốn, kèm đề xuất cách làm gọn hơn. Góp ý qua tổ chuyên môn hoặc công đoàn thường hiệu quả hơn góp ý cá nhân.
Giáo án điện tử có giúp tiết kiệm thời gian không?
Có thể, nếu dùng lại và chia sẻ được dễ dàng. Nhưng nếu phải làm song song cả bản giấy lẫn điện tử thì lại tốn thêm; hãy hỏi nhà trường về yêu cầu cụ thể.
Có nên làm hồ sơ vào cuối tuần?
Nên hạn chế để giữ thời gian nghỉ ngơi. Gom hồ sơ vào một khung giờ cố định trong tuần làm việc thường giúp xong nhanh hơn và không lấn sang đời sống riêng.
